مدیریت بستن حساب مالی: مراحل، چالش‌ها و راهکارها

خبرگزاری آریا - مدیریت بستن حساب‌های مالی (FCM) یک فرآیند تکرارشونده است که در آن تیم‌های حسابداری با استفاده از نرم افزار های حسابداری مانند نرم افزار سپیدار سیستم ، مانده حساب‌ها را در پایان دوره بررسی و تنظیم می‌کنند. هدف این تیم، تهیه گزارش‌های مالی است که وضعیت مالی واقعی شرکت را نشان می‌دهد. تیم‌های حسابداری، سوابق مالی را ماهانه، فصلی یا سالانه نهایی می‌کنند تا ذینفعان را در جریان امور قرار دهند. این ذینفعان شامل مدیریت، سرمایه‌گذاران، وام‌دهندگان و سازمان‌های نظارتی می‌شوند.

این فرآیند از زمانی شروع می‌شود که تیم‌ها تراکنش‌ها را به عنوان ورودی‌های دفتر روزنامه ثبت می‌کنند و با تهیه صورت‌های مالی به پایان می‌رسد. تیم‌ها تراکنش‌های چندین حساب را تجمیع کرده و اطلاعات را برای اعتبارسنجی آنها تطبیق می‌دهند. آنها همچنین به دنبال بی‌نظمی‌هایی هستند که نیاز به تعدیل دارند. کسب‌وکارهای بزرگ، به ویژه آن‌هایی که از حمایت سرمایه‌گذاران برخوردارند، باید از اصول حسابداری پذیرفته‌شده عمومی (GAAP) یا استانداردهای بین‌المللی گزارشگری مالی (IFRS) پیروی کنند.

 

 

نکات کلیدی

• مدیریت دقیق و منظم، گزارش‌های مالی دقیق و به‌موقعی را در اختیار شرکت قرار می‌دهد که منجر به تصمیم‌گیری‌های تجاری آگاهانه می‌شود.

• مدیریت بسته مالی به سازماندهی داده‌های حسابداری کمک می‌کند و تأیید می‌کند که همه معاملات در نظر گرفته شده‌اند.

• بیشتر شرکت‌ها، فروش خود را در عرض 11 تا 30 روز به پایان می‌رسانند.

• اهداف اصلی شامل حفظ دقت، تعمیق تعهد آنها به اعتماد سرمایه‌گذاران، بهبود انطباق و توانمندسازی تحلیل مالی است.

• خودکارسازی وظایف دستی می‌تواند کارایی و دقت را در فرآیند نهایی به میزان زیادی بهبود بخشد.

• صورت‌های مالی حاصل از فرآیند بسته شدن، پایه و اساس حسابرسی‌ها، بررسی‌های عملکرد و تصمیمات استراتژیک هستند.

اهداف کلیدی مدیریت بسته مالی

هدف اصلی مدیریت بستن حساب‌های مالی، دستیابی به چهار هدف کلیدی است که بر سلامت مالی و کارایی عملیاتی سازمان تأثیر می‌گذارند.

اطمینان از گزارش مالی دقیق

گزارشگری مالی دقیق، نیروی حیاتی مدیریت بسته مالی است که اعتماد بین شرکت‌ها و ذینفعان آنها را ایجاد می‌کند. این هدف نیازمند اعتبارسنجی دقیق داده‌ها، تطبیق و رویه‌های بررسی برای شناسایی و رفع خطاها یا اختلافات است. شرکت‌هایی که از سیستم‌های اعتبارسنجی انعطاف‌پذیر استفاده می‌کنند، می‌توانند ناسازگاری‌ها را در مراحل اولیه بسته شدن تشخیص داده و اصلاحات به موقع را برای دقت بیشتر در گزارش‌دهی انجام دهند.

ساده‌سازی فرآیندهای مالی

مدیریت اختتام مالی، ناکارآمدی‌ها، دوباره‌کاری‌ها و وظایف دستی را در طول چرخه حسابداری شناسایی و حذف می‌کند. شرکت‌ها با استانداردسازی رویه‌ها و مستندسازی سیاست‌ها، گردش‌های کاری منسجمی را در بین بخش‌ها و واحدهای تجاری ایجاد می‌کنند. خودکارسازی وظایف تکراری مانند ورود داده‌ها، تطبیق و تولید گزارش، اثرات فوری ایجاد می‌کند و زمان کارکنان را برای فعالیت‌های ارزش‌افزا آزاد می‌کند.

افزایش انطباق و کنترل

مدیریت بسته مالی، از طریق کنترل‌های داخلی انعطاف‌پذیر و بررسی‌های انطباق، انطباق با استانداردهای حسابداری، الزامات نظارتی و سیاست‌های شرکت را تأیید می‌کند. کنترل‌های خوب، ریسک‌های مالی را کاهش می‌دهند، از کلاهبرداری جلوگیری می‌کنند و یکپارچگی داده‌ها را حفظ می‌کنند. 

بهبود قابلیت‌های تصمیم‌گیری

اطلاعات مالی به‌روز و دقیق منجر به تصمیمات استراتژیک بهتر می‌شود. مدیریت تسویه حساب مالی، چرخه‌های گزارش‌دهی را سرعت می‌بخشد و به جای داده‌های قدیمی، بینش‌های جدیدی را در اختیار مدیریت قرار می‌دهد. فرآیند تسویه حساب، اطلاعات حسابداری تاریخی را به اطلاعات کاربردی برای پیش‌بینی و برنامه‌ریزی تبدیل می‌کند. 

مراحل کلیدی در فرآیند بستن حساب مالی

فرآیند بستن حساب‌های مالی نیاز به اجرای سیستماتیک از طریق چندین مرحله حیاتی دارد که گزارش‌های مالی دقیقی را ارائه می‌دهد. سازمان‌ها می‌توانند با این رویکردِ به‌خوبی طراحی‌شده، یکپارچگی داده‌ها را در طول چرخه بستن حساب‌ها حفظ کنند.

 

 

 

آماده سازی قبل از اختتامیه

یک قرارداد مالی موفق نیاز به پایه و اساس محکمی دارد. تیم یک تقویم دقیق برای بستن قرارداد ایجاد می‌کند که وظایف خاص، مهلت‌ها و افراد مسئول را مشخص می‌کند. کنترل‌کننده یا مدیر ارشد حسابداری باید تأیید کند که همه ذینفعان نقش خود را می‌دانند.

جمع‌آوری داده‌ها و اعتبارسنجی

تیم‌های حسابداری، داده‌های مالی را بر اساس برنامه جمع‌آوری و تأیید می‌کنند. این مرحله شامل جمع‌آوری داده‌ها از فاکتورهای فروش، دفاتر کل حساب‌های پرداختنی و واحدهای تجاری می‌شود. 

تطبیق حساب و اصلاحات

هر حساب دفتر کل برای تشخیص و بررسی تفاوت‌ها نیاز به مقایسه با صورت‌های مالی مستقل مربوطه دارد. این فرآیند، تراکنش‌ها و مانده‌ها را مطابقت می‌دهد تا از صحت سوابق حسابداری اطمینان حاصل شود. سپس تیم، اصلاحاتی را انجام می‌دهد تا داده‌های حسابداری را به‌روز، دقیق و کامل نگه دارد. 

تولید صورت‌های مالی

تیم حسابداری پس از تطبیق و تنظیم داده‌ها، صورت‌های مالی را تهیه می‌کند. آنها ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت جریان وجوه نقد و سایر گزارش‌های مورد نیاز را به همراه یادداشت‌های پیوست در صورت لزوم تهیه می‌کنند. 

بررسی و تأیید

فرآیند بررسی، انطباق با استانداردها و الزامات مربوطه را تأیید می‌کند. این شامل بررسی کنترل‌های داخلی برای بررسی اثربخشی و یافتن نقاط ضعف است.

تحلیل پس از بسته شدن معامله

تمرکز به بهبود فرآیند بستن حساب‌های مالی پس از اتمام کار تغییر می‌کند. تیم حسابداری عملکرد را ارزیابی می‌کند، چالش‌ها را شناسایی می‌کند و بهبودهایی را پیشنهاد می‌دهد. این ارزیابی اغلب منجر به به‌روزرسانی سیاست‌ها، سرمایه‌گذاری‌های اتوماسیون یا آموزش بیشتر تیم می‌شود. 

چالش‌های رایج و بهترین شیوه‌ها

سازمان‌ها هنگام بستن دفاتر مالی خود با موانع زیادی روبرو هستند. بسیاری از تیم‌های مالی با مشکلات سیستمی که بر گزارش‌دهی به موقع و دقیق تأثیر می‌گذارند، به خوبی برخورد نمی‌کنند.

فرآیندهای دستی و راهکارهای اتوماسیون

فرآیندهای دستی بستن حساب‌های مالی، زمان را هدر می‌دهند، باعث ایجاد خطا می‌شوند و منابع را تحلیل می‌برند. شرکت‌هایی که هنوز به صفحات گسترده و ورود دستی داده‌ها متکی هستند، در معرض خطر اشتباه قرار دارند. اتوماسیون با مدیریت سریع مغایرت‌گیری‌ها و ورودی‌ها، یک راه‌حل متحول‌کننده ارائه می‌دهد. 

مسائل مربوط به کیفیت داده‌ها و استراتژی‌های مدیریت

داده‌های باکیفیت، پایه و اساس گزارشگری مالی قابل اعتماد را تشکیل می‌دهند. داده‌های ضعیف یا اشتباه می‌توانند منجر به عدم رعایت قوانین و جریمه‌های نظارتی شوند. یک رویکرد خوب برای مدیریت کیفیت داده‌های مالی به بهبود دقت و به حداقل رساندن خطاها کمک می‌کند.

محدودیت‌های زمانی و بهینه‌سازی تقویم

مهلت‌های کوتاه اغلب تیم‌ها را به سمت فرآیندهای عجولانه سوق می‌دهد. شرکت‌ها برای حل این مشکل باید تاریخ‌های پایانی مشخصی برای ارسال تراکنش‌ها تعیین کنند. یک برنامه استاندارد که وظایف خاصی را به اعضای تیم اختصاص می‌دهد، مهلت‌ها و مسئولیت‌ها را روشن می‌کند. 

 

 

تکنیک‌های همکاری بین بخشی

88 درصد از رهبران مالی و خدمات مشترک می‌گویند که بخش‌هایشان بیش از هر زمان دیگری به کار بین بخشی نیاز دارند. با این حال، 45 درصد گزارش می‌دهند که تیم‌هایشان باید نحوه کار بین بخش‌هایشان را بهبود بخشند. کار تیمی ضعیف معمولاً نشان می‌دهد که کسب‌وکارها فرآیندهای خود را به اندازه کافی خوب درک نمی‌کنند. 

بستن حساب‌های مالی در مقابل بستن دفاتر

مردم اغلب مدیریت بستن حساب‌های مالی و بستن دفاتر را با هم اشتباه می‌گیرند، اما این دو مفهوم متفاوتی را در گردش کار حسابداری نشان می‌دهند.

تفاوت‌های دامنه و هدف

بستن حساب‌های مالی شامل تمام فرآیندهای حسابداری برای یک دوره است - چرخه کامل حسابداری از ثبت معاملات تا تهیه صورت‌های مالی. فرآیند بستن دفاتر به عنوان آخرین مرحله در این گردش کار گسترده‌تر عمل می‌کند. بستن دفاتر اهداف خاصی دارد: صفر کردن حساب‌های موقت، قفل کردن مانده‌های دوره قبل و به‌روزرسانی سود انباشته بر اساس نتایج عملیاتی. 

ملاحظات زمانی

بستن دفاتر درست پس از تسویه حساب و قبل از توزیع گزارش ذینفعان اتفاق می‌افتد. فرآیند بستن دفاتر مالی بسیار طولانی‌تر از دهه‌های گذشته طول می‌کشد. فرآیندهای مدرن باید ترابایت‌ها داده‌های مالی، عملیاتی، ESG و مالیاتی را از منابع مختلف مدیریت کنند. 

تخصیص مسئولیت

بستن حساب‌های مالی نیاز به هماهنگی بین بخش‌ها و ذینفعانی دارد که وظایف مختلفی را انجام می‌دهند. بخش حسابداری بیشتر عملیات بستن دفاتر را انجام می‌دهد. شرکت‌ها برای ساده‌سازی فرآیند بستن حساب‌ها به مستندات و ارتباطات شفاف در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌های همه نیاز دارند.

چگونه نرم‌افزار مدیریت بستن حساب مالی کمک می‌کند؟

ابزارهای اتوماسیون و نرم افزار های حسابداری مانند نرم افزار سپیدار در حال تغییر نحوه‌ی مدیریت فرآیندهای سنتی بستن حساب‌های مالی توسط سازمان‌ها هستند. این ابزارها کار دستی را کاهش داده و نتایج را دقیق‌تر می‌کنند. مطالعات نشان می‌دهد که در 90٪ صفحات گسترده خطا وجود دارد، اما اتوماسیون می‌تواند این اشتباهات را از بین ببرد.

داده‌های متمرکز

اتوماسیون نرم‌افزار مدیریت اختتام حساب‌های مالی، تمام اطلاعات مالی را در یک پلتفرم واحد گرد هم می‌آورد. سازمان‌ها نمای کاملی از امور مالی خود دریافت می‌کنند. وقتی همه چیز در یک مکان قرار دارد، تیم‌ها دیگر وقت خود را با ارتباطات پشت سر هم تلف نمی‌کنند.

گردش‌های کاری خودکار

گردش‌های کاری از پیش تعریف‌شده، وظایف را استاندارد می‌کنند و اطمینان حاصل می‌کنند که فعالیت‌ها به ترتیب صحیح انجام می‌شوند. اعضای تیم به طور خودکار وظایف خود را تعیین می‌کنند، در حالی که سیستم پیشرفت را پیگیری می‌کند و در مورد تأخیرها به آنها هشدار می‌دهد. 

شناسایی گلوگاه

داشبوردهای فوری، وضعیت فرآیند را نشان می‌دهند و تأخیرها یا وظایف مسدود شده را فوراً برجسته می‌کنند. مدیران می‌توانند مشکلات را قبل از اینکه بر مهلت‌های زمانی تأثیر بگذارند، تشخیص دهند. 

همکاری و ارتباطات

پلتفرم‌های اتوماسیون، کار تیمی را برای متخصصان مالی، صرف نظر از موقعیت مکانی آنها، آسان‌تر می‌کنند. راهکارهای ابری به چندین عضو تیم اجازه می‌دهند تا همزمان و بدون درگیری روی اسناد کار کنند.